应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多了。 所谓应用文是人们在生活、学习、工作中为处理实际事物而写作，有着实用性特点，并形成惯用格式的文章。
关于“应用文”的概念，学界尚并无统一严格的定义，也不可能会有这样的定义，不同的学者和书籍往往有不同的归纳和概括。学习者可从以下几个方面把握其本质特征：
1、写作目的明确
应用文是为实现特定目的服务的，因此其写作动因与目的十分明确。
2、语言表达规范
应用文主要使用规范的现代汉语，适当采用一些古语词汇，文章的语言庄重、简洁、严密，这一点和文学作品形成了鲜明的差异。
3、格式体例稳定
大多数应用文已经形成了稳定的通用格式和体例，这体现了其规范性和严肃性，撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。
4、时间要素明确
应用文其所针对的事务一般是在一定时期内存在的，因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。
综上所述，可以这样定义应用文：应用文是各类企事业单位、机关团体和个人在工作、学习和日常生活等社会活动中，用以处理各种公私事务、传递交流信息、解决实际问题所使用的具有直接实用价值、格式规范、语言简约的多种文体的统称。